¿Cómo crear y procesar una previsión de gasto?
En algunos casos es necesario realizar el cobro anticipado de uno o varios gastos, esto puede ser una acción que realicemos todos los meses o una sola vez, en cualquier caso, nuestra sugerencia es realizarlo de la siguiente manera:
A.1.- Debes crear un fondo (Condominios >> Acciones >> Fondos) al cual asignaremos el movimiento de la provisión, este fondo debe ser del tipo No distribuir, pues los montos los cargaremos manualmente.
Ver: ¿Cómo crear o modificar un fondo?
A.2.- Luego realizamos el registro de la previsión ingresando en Cierre de mes >> Gastos adicionales, toma en cuenta que por esta vía no estamos generando una cuenta por pagar y es indispensable que utilices el mismo código de gasto que usaste en el paso anterior.
A.3.- Realizamos el cierre de mes cuando corresponda y la previsión será distribuida de acuerdo con la configuración que establecimos.
Posteriormente, una vez contemos con la factura o monto firme del gasto, realizamos los siguientes pasos:
B.1.- Ingresamos en Cuentas por pagar >> Facturas y realizamos el registro y la distribución de la factura, en este caso asignamos el código de gasto que corresponde, el cual no debería ser el mismo que asignamos a nuestro fondo.
Ver: ¿Como cargar o registrar una factura?
B.2.- Ingresamos en Cierre de mes >> Gastos adicionales y hacemos el reintegro del fondo, es decir, registramos un gasto igual al paso A.2, solo que en el monto colocamos adelante el signo “-” menos (Ej. -127,52); asegúrate de usar el mismo código de gasto, el fondo debería tener saldo CERO con este registro.
¿Cuál es la ventaja de realizar estos pasos?
- No generas una cuenta por pagar que no es real.
- Indistintamente si la previsión fue mayor o menor que el gasto, el ajuste es transparente.