¿Como registrar o procesar un cobro?

Realizar la recaudación de las cuotas mensuales es quizás una de las acciones mas comunes dentro de la labor administrativa y por supuesto una de las mas importantes. gCon plantea este proceso en tres pasos, a saber:

1.- Datos del inmueble: es donde seleccionas el inmueble y verificas que el ultimo pago registrado no coincida con el que estas por registrar, igualmente te permite validar los datos del copropietario y actualizarlos de ser el caso, una vez realizados estos pasos haz clic en Siguiente.

Imagen: registrar cobro - Datos del inmueble

2.- Datos del cobro: vamos a realizar la explicación elemento por elemento para que sea más fácil asimilar su función:

- Recibo N°: se refiere a la numeración del comprobante de cobro que estas por emitir; gCon te plantea dos opciones, la primera es permitir que el sistema asigne el consecutivo usando el prefijo “W-“ (Ej. W-0000000023), para lo cual simplemente obvias este campo; la segunda es que tu manejes el consecutivo, usualmente es usado cuando manejas tu cobranza sobre talonarios preimpresos y deseas seguir usándolos, en este caso, haz clic en el recuadro antes del campo para activarlo y coloca el numero que corresponde, tomando en cuenta que el sistema asignara el prefijo “T-“ (Ej. T-0000000023), a estos comprobantes.

Nota:

Nuestra sugerencia es que permitas al sistema llevar el consecutivo automático (W), dejando la otra opción para los casos que debas emitir un comprobante y no tengas disponible hacerlo desde el sistema, luego registras ese cobro con el mismo número de comprobante.

- Métodos de pago (1, 2 y 3): puedes procesar hasta tres métodos de pago en el mismo comprobante; cuando un propietario nos envía dos transferencias, no podemos procesar las dos en un solo método de pago, lo ideal sería usar un método de pago para cada una, para de esa forma tener el detalle y tener los movimientos por separada en nuestro libro banco, los tres métodos de pago contemplan los mismos pasos, los cuales se explican por si mismos (forma de pago, fecha, cuenta, banco, referencia y monto, sobre este ultimo vamos profundizar un poco.

Algunos condominios manejan dos monedas, a los efectos de esta explicación tendremos la moneda principal y la moneda alternativa; de acuerdo con la configuración de la cuenta, al registrar el monto en la moneda principal, gCon puede calcular el monto en la moneda alternativa.

Ahora bien, el monto lo podemos introducir directamente en el campo correspondiente y luego hacer clic en el botón Distribuir para que el sistema distribuya el monto entre la deuda pendiente, o podemos seleccionar desde el listado de deuda actual los meses que deseas procesar.

- Concepto: se actualiza luego de hacer clic en Distribuir o al seleccionar los meses que deseas procesar.

- Observaciones: te permite agregar una nota al final del comprobante de cobro.

Al culminar de registrar todos los datos, haz clic en Siguiente para llegar al tercer paso.

Imagen: registrar cobro - Datos del cobro

3.- Verifique y Guarde: aunque nosotros consideramos que este es el paso mas importante, sabemos que la mayoría lo pasa por alto, sin embargo, queremos pedirte que te tomes el tiempo para verificar todos los datos y solo cuando estes conforme hagas clic en el botón Guardar para continuar.

Imagen: registrar cobro - Verifique y guarde

Luego de hacer clic en Guardar, espera que el sistema te muestre el comprobante de cobro tal cual quedo registrado, verifica los datos en el comprobante y por último decide si deseas enviarlo por correo electrónico al inmueble haciendo clic en el botón Enviar o si deseas imprimir el mismo haciendo clic en el botón correspondiente.

Imagen: comprobante de cobro