¿Como cargar o registrar una factura?

Antes de iniciar nos gustaría puntualizar que, todo gasto vinculado a una cuenta por pagar debe ser registrado por esta vía, exista o no una factura; esto nos permite poder registrar el pago y tener un control de lo facturado y pagado a determinado proveedor. Si existen empleados, le sugerimos crear a cada uno como un proveedor, de manera que pueda contar con un reporte individualizado de los cargos y pagos emitidos a cada uno.

Las previsiones de gastos, fondos, cuotas especiales, cobro de alquiler de área común, entre otros, no deben ser registrados por esta vía, vea registro de gastos adicionales.

Ahora bien, para registrar nuestra factura ingresamos en Cuentas por pagar >> Facturas o hacemos clic en el acceso directo en el menú superior, así nos encontramos la ventana Registrar facturas:

Imagen: registrar facturas

Como puedes apreciar en la imagen anterior, debes asegurarte de que el condominio indicado sea el condominio donde deseas registrar la factura, esto es ideal para quienes administran varios condominios desde la misma cuenta, sino es tu caso, continua con la selección del proveedor, en caso de que no se encuentre registrado, simplemente haz clic en el botón con el signo “+” que encuentras al final del campo, para desplegar la ventana Registrar proveedor.

Imagen: registrar proveedor

Si deseas registrar por adelantado tus proveedores o hacer alguna modificación, debes ver: Registro y modificación de proveedores.

Luego de hacer clic en Guardar, encuentras el proveedor seleccionado y puedes continuar con el registro del número de factura, en caso de no contar con un numero puedes colocar una abreviación del mes y año (Nov-21); el campo número de control no es requerido, pero es importante para quienes son contribuyentes especiales contar con esta información; el resto de los campos (emitida, recibida, monto y concepto) se explican por si mismos, así que pasemos a explicar que significa distribuir la factura.

Imagen: distribuir facturas

Cuando distribuimos la factura, la estamos asignando a los gastos del próximo cierre, no es indispensable hacerlo en el momento del registro, pero definitivamente te ahorra tiempo.

Para distribuir la factura posteriormente, debes leer: Distribuir facturas.

Afortunadamente, el proceso solo nos toma unos pocos pasos, el primero es la selección del código del gasto, lo que nos permitirá a futuro tener reportes agrupados de gastos y graficas comparativas sobre los mismos, haz clic en el botón con la imagen de la lupa, para desplegar la pantalla Seleccione el código del gasto.

Imagen: seleccione el código del gasto

Utilizando el filtro de la descripción, ubica la que deseas aplicar a tu factura, te sugerimos que marques como favoritos, haciendo clic en el botón con la imagen de la estrella, los códigos que usas con más frecuencia, esto te ayudara a que sea más fácil ubicarlos en el futuro, una vez ubicado el código, simplemente haz clic en el botón Seleccionar.

Si deseas modificar el catálogo de cuentas, te sugerimos ver Agregar o modificar cuentas.

Luego debes indicar como deseas distribuir el monto de esa factura en el cierre de mes, aquí te presentamos tres opciones:

Alícuota: distribuye el monto de la factura, entre todos los inmuebles de acuerdo con la alícuota registrada.

Partes iguales: el sistema toma el monto de la factura, lo divide entre el total de tus inmuebles y carga el resultado a cada inmueble.

p/Inmuebles: se activan las opciones para seleccionar los inmuebles a los cuales deseas aplicar la factura, el sistema toma el monto de la factura, lo divide entre el total de inmuebles seleccionados y carga el resultado a cada inmueble.

Asegúrate que en el campo Descripción se refleje el texto que deseas visible en el aviso de cobro, te sugerimos evitar las mayúsculas sostenidas y que sea lo mas concreto posible; para finalizar haz clic en Guardar y espera la confirmación del sistema.