Asistente virtual vía WhatsApp

A partir del 1 de julio del 2025, el cobro se realizará por mensaje; solo se cobra por mensajes de plantilla enviados desde la aplicación, existen dos tipos diferentes de plantillas (Marketing y Utility), cada una con su propia tarifa, la cual varía de acuerdo con el país del número celular que se contacta.

Al final de cada mes, verificamos las conversaciones, el tipo de cada una y generamos el cargo a su cuenta.

Puede ubicar las tarifas vigentes haciendo clic Aquí, Venezuela se encuentra dentro de la zona Resto de América Latina.

En el siguiente ejemplo, envías 4 mensajes a un usuario de WhatsApp, pero solo se cobra por 2 (1 cobro por mensaje de marketing, 1 cobro por mensaje de utilidad).

• Hora 0: envías la plantilla de activación del canal (marketing) a un usuario de WhatsApp para informar del asistente virtual (Mensaje cobrado).
• Hora 2: el usuario te envía mensajes directos (sin interactuar con el asistente virtual) para hacer alguna consulta. Así, inicia un "intervalo de servicio de atención al cliente" de 24 horas (Mensaje gratuito).
• Hora 3: envías tu respuesta al usuario (Mensaje gratuito).
• Hora 4: le envías la plantilla de cierre de mes al usuario (utility) con el aviso de cobro del ultimo cierre, como existe un "intervalo de servicio de atención al cliente" el envío es gratuito  (Mensaje cobrado).
• Hora 26: pasaron 24 horas desde que el usuario te envió el ultimo mensaje, por lo que finalizar el "intervalo de servicio de atención al cliente".
• Hora 30: envías la plantilla de recordatorio deuda (marketing), como no existe un "intervalo de servicio de atención al cliente", se carga la tarifa por el envío de la plantilla (Mensaje cobrado).

Ten en cuenta que, para poder enviar un mensaje que no sea de plantilla, debe existir un periodo de atención al cliente entre tú y el cliente.

Cada vez que un usuario te envía un mensaje, se inicia un temporizador de 24 horas denominado "intervalo de servicio de atención al cliente" (o se actualiza si ya se había iniciado uno).

Cuando hay un intervalo de servicio de atención al cliente abierto entre un usuario y tú, puedes enviarle cualquier tipo de mensaje al cliente. Si no hay un intervalo abierto entre el usuario y tú, solo puedes enviarle mensajes de plantilla, ya que este es el único tipo de mensaje que se puede enviar fuera del intervalo de servicio de atención al cliente.

Las plantillas solo pueden ser creadas directamente por el equipo de iGemas, pues cada una debe ser verificada por Meta (WhatsApp), actualmente disponemos de tres plantillas, las cuales puedes ubicar ingresando en el menú Información – WhatsApp, si tienes alguna sugerencia de plantillas, puedes realizarla vía gCon – Peticiones de soporte, una vez tengas el servicio de WhatsApp activo.

Debido a que el servicio es pago y el monto de este se factura posterior a su uso, necesitamos que nos envíe desde gCon – Peticiones de soporte la solicitud de activación, donde indica que conoce las tarifas, su funcionamiento y los detalles de facturación y de la misma forma se compromete a su pago, todo esto en una carta firmada y sellada que debe adjuntar en la misma herramienta. (Modelo de carta)

Si, no existe ninguna limitación en cuanto a la cantidad de inmuebles donde puede afiliar un numero celular.

El numero celular afiliado al servicio, es un numero único que pertenece a iGemas, sin embargo, en un futuro se pueden afiliar números adicionales, con la condición de que ese número no puede usar WhatsApp. Esto tendría un costo por concepto de configuración.

Ingresando en Condominios – Acciones – WhatsApp, encuentras las opciones de configuración del servicio, están distribuidas de la siguiente forma:

- Primer contacto: cuando el propietario inicia una conversación, enviando algo como “necesito el menú”, el sistema devuelve el contenido del primer contacto, en el texto 4, sugerimos que siempre uses algo tipo Abrir menú o simplemente Menú, esto despliega las opciones del Menú 1.

- Menú 1, 2 y 3: cada menú puede tener hasta 10 opciones, sin embargo, puedes crear hasta 3 menús, invocando el menú 2 desde el menú 1 y el menú 3 desde el menú 2; el nombre del menú y cada una de las 10 opciones son personalizadas, actualmente tenemos un conjunto de respuestas prestablecidas, también puedes agregar respuestas manualmente.

Respuestas prestablecidas:

1. Avisos de cobros (Últimos 10 cierres): devuelve el listado de las diez últimas relaciones de gastos emitidas en la comunidad, el copropietario selecciona cual necesita y el sistema lo devuelve en PDF, siempre que estén presente los PDF, es decir, que ya se enviaron los avisos de cobro del mes.

2. Cartelera virtual (Últimas 6 activas): devuelve las últimas seis publicaciones registradas que se encuentren activas, esta opción es ideal para horarios de racionamiento de agua, días de mantenimiento de ascensores, piscinas, etc.

3. Datos de la cuenta bancaria: ingresa en Condominios – Acciones – Datos básicos, pestaña Avisos de cobro, el asistente virtual devuelve la información de la Nota 1.

4. Deuda del inmueble: devuelve el saldo del inmueble (deuda o abono a futuro) de acuerdo con la configuración de moneda del sistema, puedes cambiar la configuración ingresando en Condominios – Acciones – Datos básicos, pestaña Monedas.

5. Estado de cuenta: devuelve un PDF con el reporte estado de cuenta del inmueble.

6. Estatus de los equipos: devuelve el nombre y el estatus de cada equipo, de acuerdo con el registro realizado en la opción Equipos del menú de la aplicación.

7. Integrantes de la junta: listado de integrantes (nombre y cargo) de la junta de condominio, recuerda que puedes identificar a cada uno ingresando en Inmuebles – Acciones – Modificar datos, activa la opción ¿Integra la junta de condominio? y coloca el cargo.

8. Lista de actividades (Ultimas 10 registradas): listado de las ultimas diez actividades registradas.

9. Nivel de tanques: si cuentas con el dispositivo de medición, devuelve el nombre del dispositivo, la fecha del ultimo reporte, el porcentaje de llenado y si esta configurado, la altura y los litros.

10. Pagos registrados (Últimos 10 registros): devuelve la lista de los últimos diez comprobantes de cobro registrados, el copropietario puede seleccionar cual necesita y el sistema lo devuelve en PDF.

11. Registrar visita: despliega el formulario donde se puede registrar visitantes fijos, eventuales y delivery, en el registro exitoso el sistema devuelve el código QR y el detalle de la visita para que pueda reenviarlo al visitante.

12. Reportar pago: despliega el formulario de registro de pagos, donde inclusive puede adjuntar el comprobante de pago, los registros exitosos los puedes ver en Cuentas por Cobrar – Reportes web, los puedes identificar leyendo las observaciones, la misma inicia por WA.

13. Visitas registradas: devuelve el listado de visitantes eventuales y delivery registrados para el día de la consulta.

14. Registrar consultas: despliega el formulario para registrar una nueva consulta, los registros exitosos devuelven el numero de la consulta; puedes visualizar y responder a las peticiones de los propietarios, ingresando en la opción Consultas del menú de tu panel de administración.

15. Otro: puedes crear tus propias opciones, colocando manualmente la respuesta que necesites.

16. Ver menú 2: devuelve el menú 2.

17. Ver menú 3: devuelve el menú 3.

Los copropietarios, además de poder interactuar con las opciones del asistente virtual, también pueden enviar mensajes de textos, imágenes, stickers, videos y audios; ten presente que el asistente virtual solo responde con el MENU si el copropietario envía la palabra menú, de lo contrario, no hay ninguna respuesta automática.

El asistente virtual está diseñado para ofrecer respuestas rápidas a través de un menú de opciones preestablecido.

Sin embargo, los copropietarios tienen total libertad para enviar:

• Mensajes de texto y voz
• Imágenes, videos y documentos
• Emoticonos
  
  

Estos mensajes que no siguen el menú quedan registrados como pendientes por leer. El sistema le notificará sobre su existencia mientras usted navega, asegurando que no se pierda ninguna comunicación importante.

Para ver y responder manualmente: Ingrese a Reportes – WhatsApp Mensajes.

Importante: Recuerde que, para ofrecer una respuesta manual, debe hacerlo dentro de la ventana de 24 horas establecida por la plataforma.

1. Activación y Configuración: El administrador debe activar y registrar la base de contexto de su condominio en: Condominio – Acciones - WhatsApp. Este contexto es la información específica (normas, avisos, datos de contacto) que el asistente utilizará.
2. Procesamiento: Cuando un copropietario envía un mensaje de texto, voz, una imagen o un documento PDF, el sistema lo procesa inmediatamente.
3. Respuesta Inmediata: Un potente motor de IA complementa la consulta con el contexto que usted registró y ofrece una respuesta inmediata al copropietario, 24/7.

Antes de pasar a explicar las tarifas del Asistente IA, queremos recordarte que la interacción entre el copropietario y las opciones de los diferentes menús que coloques a su disposición es totalmente gratuito; solo pagas cuando envías plantillas desde Información – WhatsApp.

El modelo de tarifas de la IA esta basado en Tokens, un Token es la unidad básica de procesamiento que utiliza la IA. Es la forma en que el sistema "lee" su mensaje y "escribe" la respuesta.

Facturación mensual: El consumo del servicio de IA se factura mensualmente junto con su servicio principal.

Reporte detallado: Puede consultar un reporte de consumo acumulado en tiempo real en Reportes - WhatsApp mensajes.

Facturación mínima: Para evitar la facturación de consumos extremadamente bajos, se establecerá una facturación mínima mensual de $1,00 USD.