Asistente virtual vía WhatsApp

El servicio tiene una tarifa por conversación, existen tres tipos diferentes de conversaciones (Marketing, Utility y Service), cada una con su propia tarifa, la cual varía de acuerdo con el país del número celular que se contacta.

Una vez iniciada una conversación, todos los mensajes que se intercambian dentro de las siguientes 24 horas, están incluidos en la misma conversación; ahora bien, se pueden iniciar varias conversaciones dentro de esas 24 horas, esto sucede si, por ejemplo, usted envía una plantilla del tipo Marketing y luego envía una del tipo Utility.

Al final de cada mes, verificamos las conversaciones, el tipo de cada una y generamos el cargo a su cuenta.

Puede ubicar las tarifas vigentes haciendo clic Aquí, Venezuela se encuentra dentro de la zona Resto de América Latina.

Las conversaciones se pueden iniciar de dos maneras, la primera seria enviando una plantilla (menú Información - WhatsApp), las plantillas pueden ser del tipo Marketing o Utility; la segunda forma de iniciar una conversación es cuando el copropietario le contacta fuera del periodo de 24 horas, esto sería una conversación del tipo Service.

Las plantillas solo pueden ser creadas directamente por el equipo de iGemas, pues cada una debe ser verificada por Meta (WhatsApp), actualmente disponemos de tres plantillas, las cuales puedes ubicar ingresando en el menú Información – WhatsApp, si tienes alguna sugerencia de plantillas, puedes realizarla vía gCon – Peticiones de soporte, una vez tengas el servicio de WhatsApp activo.

Debido a que el servicio es pago y el monto de este se factura posterior a su uso, necesitamos que nos envíe desde gCon – Peticiones de soporte la solicitud de activación, donde indica que conoce las tarifas, su funcionamiento y los detalles de facturación y de la misma forma se compromete a su pago, todo esto en una carta firmada y sellada que debe adjuntar en la misma herramienta.

El mismo número de WhatsApp puede estar afiliado hasta tres (3) inmuebles, esta limitación aplica actualmente considerando todos los inmuebles registrados, es decir, si el propietario tiene dos inmuebles en su condominio y adicionalmente tiene otros dos inmuebles en otro condominio que no necesariamente es administrado por usted, solo pudiera tener el numero afiliado a tres de estos inmuebles.

El numero celular afiliado al servicio, es un numero único que pertenece a iGemas, sin embargo, en un futuro se pueden afiliar números adicionales, con la condición de que ese número no puede usar WhatsApp. Esto tendría un costo por concepto de configuración.

Ingresando en Condominios – Acciones – WhatsApp, encuentras las opciones de configuración del servicio, están distribuidas de la siguiente forma:

- Primer contacto: cuando el propietario inicia una conversación, enviando algo como “necesito el menú”, el sistema devuelve el contenido del primer contacto, en el texto 4, sugerimos que siempre uses algo tipo Abrir menú o simplemente Menú, esto despliega las opciones del Menú 1.

- Menú 1, 2 y 3: cada menú puede tener hasta 10 opciones, sin embargo, puedes crear hasta 3 menús, invocando el menú 2 desde el menú 1 y el menú 3 desde el menú 2; el nombre del menú y cada una de las 10 opciones son personalizadas, actualmente tenemos un conjunto de respuestas prestablecidas, también puedes agregar respuestas manualmente.

Respuestas prestablecidas:

1. Avisos de cobros (Últimos 10 cierres): devuelve el listado de las diez últimas relaciones de gastos emitidas en la comunidad, el copropietario selecciona cual necesita y el sistema lo devuelve en PDF, siempre que estén presente los PDF, es decir, que ya se enviaron los avisos de cobro del mes.

2. Cartelera virtual (Últimas 6 activas): devuelve las últimas seis publicaciones registradas que se encuentren activas, esta opción es ideal para horarios de racionamiento de agua, días de mantenimiento de ascensores, piscinas, etc.

3. Datos de la cuenta bancaria: ingresa en Condominios – Acciones – Datos básicos, pestaña Avisos de cobro, el asistente virtual devuelve la información de la Nota 1.

4. Deuda del inmueble: devuelve el saldo del inmueble (deuda o abono a futuro) de acuerdo con la configuración de moneda del sistema, puedes cambiar la configuración ingresando en Condominios – Acciones – Datos básicos, pestaña Monedas.

5. Estado de cuenta: devuelve un PDF con el reporte estado de cuenta del inmueble.

6. Estatus de los equipos: devuelve el nombre y el estatus de cada equipo, de acuerdo con el registro realizado en la opción Equipos del menú de la aplicación.

7. Integrantes de la junta: listado de integrantes (nombre y cargo) de la junta de condominio, recuerda que puedes identificar a cada uno ingresando en Inmuebles – Acciones – Modificar datos, activa la opción ¿Integra la junta de condominio? y coloca el cargo.

8. Lista de actividades (Ultimas 10 registradas): listado de las ultimas diez actividades registradas.

9. Nivel de tanques: si cuentas con el dispositivo de medición, devuelve el nombre del dispositivo, la fecha del ultimo reporte, el porcentaje de llenado y si esta configurado, la altura y los litros.

10. Pagos registrados (Últimos 10 registros): devuelve la lista de los últimos diez comprobantes de cobro registrados, el copropietario puede seleccionar cual necesita y el sistema lo devuelve en PDF.

11. Registrar visita: despliega el formulario donde se puede registrar visitantes fijos, eventuales y delivery, en el registro exitoso el sistema devuelve el código QR y el detalle de la visita para que pueda reenviarlo al visitante.

12. Reportar pago: despliega el formulario de registro de pagos, donde inclusive puede adjuntar el comprobante de pago, los registros exitosos los puedes ver en Cuentas por Cobrar – Reportes web, los puedes identificar leyendo las observaciones, la misma inicia por WA.

13. Visitas registradas: devuelve el listado de visitantes eventuales y delivery registrados para el día de la consulta.

14. Registrar consultas: despliega el formulario para registrar una nueva consulta, los registros exitosos devuelven el numero de la consulta; puedes visualizar y responder a las peticiones de los propietarios, ingresando en la opción Consultas del menú de tu panel de administración.

15. Otro: puedes crear tus propias opciones, colocando manualmente la respuesta que necesites.

16. Ver menú 2: devuelve el menú 2.

17. Ver menú 3: devuelve el menú 3.

Los copropietarios, además de poder interactuar con las opciones del asistente virtual, también pueden enviar mensajes de textos, imágenes, stickers, videos y audios; ten presente que el asistente virtual solo responde con el MENU si el copropietario envía la palabra menú, de lo contrario, no hay ninguna respuesta automática.

Totalmente, ingresando en Reportes – WhatsApp Mensajes, puedes visualizar toda la interacción entre el asistente virtual y el copropietario, así como leer y responder cualquier mensaje que el copropietario envíe, siempre que estés dentro de la ventana de 24 horas de conversación.

Ten presente que aunque tu envíes una sola plantilla, si el copropietario te escribe luego de las 24 horas de la ventana de conversación, estaría abriendo una nueva conversación del tipo Service y esta tiene un costo que será aplicado a tu cuenta.